I mange virksomheder lagrer brugere større mængder af dokumenter og andet data dagligt i Microsoft 365, som deles med en masse andre brugere. Det kan skabe udfordringer i forhold til utilsigtet delinger af data til brugere, som ikke skulle have haft adgang. Se venligst bort fra dette indlæg, hvis I ikke anvender Microsoft 365.

Udfordring

De fleste brugere anvender Microsoft applikationer, hvor de dagligt lager data i Microsoft 365 uden at tænke over det. Det sker bl.a. gennem Word, Excel og PowerPoint, men også direkte i Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint, hvor data lagres i Microsoft 365 på kryds og tværs af hinanden på en underliggende SharePoint platform.

Der deles ofte dokumenter og data gennem Microsoft Teams via direkte chats, chats under møder, offentlige chats og i filstrukturer i Teams kanaler. Nye medlemmer tilføjes løbende til Teams kanaler eller SharePoint sites, som får pludselig adgang til en fuld datastruktur. Enkelte dokumenter eller foldere deles også via links med fuld adgang, som dog kun sendes til enkelte personer, men som så videresendes af andre via mail.

Mulighederne er mange for ubevidst at skabe utilsigtet adgang til dokumenter og andet data i virksomheden. Det kan i værste konsekvens får alvorlige følger for virksomheden, hvis data kommer i de forkerte hænder eller hvis personfølsomme data deles og ender med et brud på GDPR.

Anbefaling

Vi anbefaler, at I får skabt et overblik over jeres delte data i Microsoft 365, jeres adgangsopsætning og rettigheder med hensigt på at stoppet utilsigtet dataadgang og gøre administrationen nemmere og mere sikker fremover.

Ønsker du hjælp?

Ønsker du hjælp til jeres dataadgang i Microsoft 365, så kan du videresende en kopi af dette indlæg til booking@itm8.com og blot anmode om hjælp hertil. Du er altid velkommen til at kontakte os på samme e-mail adresse, hvis du har spørgsmål inden opgaven igangsættes. Først skabes et overblik over jeres delte data i Microsoft 365, der bliver gjort klar i en rapport, som sendes til dig. Herefter tages der en dialog om jeres muligheder for at få stoppet utilsigtet dataadgang og for forbedring af jeres adgangsopsætning fremover. Opgaven afvikles pr. forbrugt tid og estimeret samlet til ca. 2-3 timer. Evt. hjælp til at ændre adgange efterfølgende afregnes pr. forbrugt tid.

Vil du vide mere?

Du kan læse mere om emnet her:

Customize permissions for a SharePoint list or library - Microsoft Support